تنظيم رسائل صندوق البريد الإلكتروني في Gmail باستخدام طرق فعالة مختلفة. لا تكدس للرسائل
أتحدث دائمًا عن عدم قدرتي على العمل في مكان غير منظم وغير فوضوي. يظل مكتبي نظيفًا، لكن مجلد البريد الإلكتروني الخاص بي كان قصة مختلفة. بين عروض العلاقات العامة والنشرات الإخبارية، تراكمت جميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني، مما دفع الإجمالي إلى أكثر من 12000. في هذه المقالة، سأشارك كيف تعاملت مع هذه الفوضى الرقمية وقمت بتبسيط صندوق الوارد الخاص بي في Gmail باستخدام طرق فعالة مختلفة. يمكن تطبيق هذه النصائح بسهولة على أي مزود بريد إلكتروني.
التعامل مع الرسائل الإخبارية والاشتراكات
تتطلب وظيفتي مني اختبار أدوات ومنصات مختلفة، وهو ما يعني الاشتراك في العديد من الحسابات. ونتيجة لهذا، تغمر رسائل الاشتراك صندوق الوارد الخاص بي بانتظام. ثم هناك النشرات الإخبارية، التي يشترك فيها معظمنا معتقدين أنها ستكون مفيدة، ولكن ليس كلها مفيدة في النهاية.
ولمعالجة هذه المشكلة، بدأت بالأمر الواضح، وهو إلغاء الاشتراك. أولاً، تصفحت صندوق الوارد الخاص بي، وبحثت عن مصطلحات مثل “إلغاء الاشتراك” و”النشرة الإخبارية”، ثم حذفت نفسي بسرعة من القوائم التي لم أعد أجدها مفيدة.
ثم لجأت إلى Unroll.Me ، وهي أداة تساعد في إدارة الاشتراكات بشكل مجمع. قمت بربط حساب بريدي الإلكتروني، وأظهر لي قائمة بجميع الاشتراكات التي تملأ صندوق الوارد الخاص بي. ومن هناك، كان لدي ثلاثة خيارات: الاحتفاظ بالاشتراك، أو إلغاء الاشتراك، أو إضافته إلى ملخص يومي باستخدام زر “Roll up”.
لقد قمت بإلغاء الاشتراك في أغلب الرسائل، واحتفظت بسبع رسائل فقط وجدتها مفيدة حقًا، وأضفت رسالة واحدة إلى الملخص اليومي لعرض محتوياتها لاحقًا. إذا كنت تؤجل إلغاء الاشتراك لأنه يبدو مملًا، فإن استخدام أداة مثل هذه يجعل العملية أسرع كثيرًا. ضع في اعتبارك أن إلغاء الاشتراك لن يؤدي تلقائيًا إلى حذف رسائل البريد الإلكتروني. سأشرح كيفية حذف رسائل البريد الإلكتروني بشكل جماعي في القسم التالي.
قررت أيضًا استخدام أسماء مستعارة لتجنب الفوضى في المستقبل . من خلال إضافة “+news” أو “+promo” إلى بريدي الإلكتروني عند التسجيل، يمكنني فرز النشرات الإخبارية والعروض الترويجية الواردة.
الحذف بالجملة
الاشتراكات والنشرات الإخبارية ليست سوى جزء واحد من القصة. فالمحادثات القديمة ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية القديمة وما إلى ذلك قد تتراكم بسرعة، وحذفها واحدة تلو الأخرى ليس بالأمر العملي.
لحذف الرسائل بشكل جماعي، استخدمت شريط البحث لتضييق نطاق ما أريد حذفه. بحثت عن مصطلحات مثل “العروض الترويجية” و”الإشعارات” ومرسلين محددين أيضًا. older_than:1yوأظهر لي البحث رسائل بريد إلكتروني لم أقم بلمسها منذ أكثر من عام.
بمجرد حصولي على نتائج البحث، قمت بالنقر على مربع الاختيار في الزاوية العلوية اليسرى من النتائج لتحديد الصفحة بأكملها، ثم ضغطت على أيقونة سلة المهملات. يمكنك أيضًا اختيار خيار تحديد الكل إذا كنت لا تريد القيام بذلك صفحة بصفحة. فقط تأكد من التحقق مرة أخرى من عدم تسرب أي شيء مهم.
أوصي أيضًا باستخدام الفئات لتسريع الأمور. يتيح لك توسيع قسم الفئات على اليسار مسح علامات التبويب بسرعة مثل العروض الترويجية والوسائط الاجتماعية دون لمس رسائل البريد الإلكتروني المهمة.
استغرقت هذه العملية حوالي 30 دقيقة، ولم يتبق لي سوى 500 رسالة بريد إلكتروني.
إدارة المرفقات
أنا شخص مهووس إلى حد ما بالمرفقات. جزء مني يفكر دائمًا، ماذا لو احتجت إلى هذا الملف يومًا ما ؟ لذا، لم يكن حذفها هو خياري الأول.
لإدارتها، بحثت عن رسائل البريد الإلكتروني في Gmail مع المرفقات باستخدام has:attachmentالفلتر. أدى هذا إلى ظهور كل شيء من الفواتير القديمة إلى المستندات المهمة. لقد تصفحت القائمة وحفظت الملفات المهمة على Google Drive. يمكنك القيام بذلك عن طريق فتح البريد الإلكتروني والنقر فوق المرفق وتحديد إضافة إلى Drive .
إذا كنت تستخدم خدمة سحابية أخرى، فهذا يعمل أيضًا. والفكرة هي الاحتفاظ بالرسائل المهمة دون إزعاج صندوق الوارد الخاص بك. بعد حفظ ما أحتاج إليه، قمت بحذف رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات غير ضرورية.
إذا كنت مترددًا في حذف كل شيء، فيمكنك نقل رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات إلى مجلد منفصل لمراجعتها لاحقًا.
الأرشفة والتصنيف
لا يلزم حذف كل رسائل البريد الإلكتروني. فبعضها مهم ولكن لا داعي لإبقائه في صندوق الوارد. وهنا يأتي دور الأرشفة. في Gmail، تكون الأرشفة عبارة عن أيقونة مربع بسهم يشير إلى الأسفل. وقد استخدمتها لرسائل البريد الإلكتروني التي قد أحتاج إليها لاحقًا، مثل الإيصالات وبعض الرسائل المتعلقة بالحساب.
إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان عليك أرشفة البريد الإلكتروني أم حذفه، ففكر فيما إذا كنت ستحتاج إلى البريد الإلكتروني كمرجع أم لا. وإذا كانت هناك فرصة ضئيلة لاحتياجك إليه، فإن الأرشفة هي الخيار الأكثر أمانًا.
تساعد عملية وضع العلامات أيضًا، خاصةً إذا كنت تريد الحفاظ على تنظيم الأشياء. لقد قمت بإنشاء علامات لفئات مثل الإيصالات والسفر والعمل. لإنشاء علامة:
- افتح البريد الإلكتروني المستهدف.
- انقر على النقاط الثلاث في الأعلى.
- اختر تسمية باسم -> إنشاء جديد .
أعطِ الملصق اسمًا واختر لونًا له. بمجرد إنشاء الملصق، خذ وقتك لنقل رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة إليه.
استغرقت عملية الأرشفة والتصنيف 40 دقيقة أخرى، وفي النهاية لم أعد أملك أي رسائل. كان رؤية صندوق الوارد فارغًا أمرًا منعشًا بشكل مدهش!
الحفاظ على صندوق الوارد فارغًا
إن الوصول إلى صندوق الوارد صفر أمر رائع، ولكن الحفاظ عليه بهذه الطريقة يتطلب الاتساق. وفيما يلي بعض العادات التي أوصي بها للحفاظ عليه دون قضاء ساعات كل أسبوع:
- إذا وصلتك رسالة إخبارية أو بريد إلكتروني ترويجي إلى صندوق الوارد الخاص بك ولم تعد تجده مفيدًا، فقم بإلغاء الاشتراك على الفور. يستغرق الأمر بضع ثوانٍ ويجنبك الفوضى في المستقبل.
- قم بإعداد المرشحات لفرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى فئات أو تسميات.
- اختر أوقاتًا محددة خلال اليوم للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. فهذا يساعدك على إدارة الأمور والرد على الرسائل المهمة دون الشعور بالإرهاق.
- لا تؤجل الأمور إلى وقت لاحق. اتخذ إجراءً (الرد، الحذف، الأرشفة) فور فتح رسالة بريد إلكتروني.
- كل بضعة أسابيع، استخدم
has:attachmentالبحث لحذف الملفات غير الضرورية. احفظ ما تحتاجه وحذف الباقي. - راجع المجلدات التي تحمل علامات مرة واحدة في الأسبوع. فأنت لا تريد أن تصبح صندوق بريد ثانويًا مليئًا برسائل البريد الإلكتروني التي يتم تجاهلها.
- تظل رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة موجودة في سلة المهملات لمدة 30 يومًا. اجعل من عادتك إفراغ مجلدات سلة المهملات والبريد العشوائي لإبقاء الأشياء خالية تمامًا.
في الختام، قد يبدو التعامل مع فوضى البريد الوارد مهمة صعبة في البداية، ولكن بمجرد البدء، ستلاحظ مدى سهولة التعامل معها. يساعد تنظيم البريد الوارد على توفير الوقت وتقليل التوتر ويساعدك على متابعة رسائل البريد الإلكتروني المهمة دون الشعور بالإرهاق، خاصة إذا كنت تحاول إدارة حسابات بريد إلكتروني متعددة في وقت واحد في Gmail أو أي مزود آخر.
إن المفتاح هنا هو الاتساق. إن قضاء بضع دقائق يوميًا أو أكثر قليلاً مرة واحدة في الأسبوع كافٍ لمنع صندوق الوارد الخاص بك من الخروج عن السيطرة مرة أخرى. لقد استغرق الأمر مني حوالي ساعتين لإنهاء كل شيء في Gmail، ويرجع ذلك جزئيًا إلى أنني كنت أدون ملاحظات على طول الطريق. ربما ستتمكن من إنهاء الأمر بشكل أسرع دون الخطوة الإضافية.